Biuro rachunkowe czy własna księgowość? Wady i zalety obu rozwiązań

Jedną z decyzji, przed którą staje przedsiębiorca rozpoczynający lub rozwijający działalność, jest wybór sposobu prowadzenia księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej. Czy zatrudnić księgową lub księgowego na etacie, czy powierzyć rozliczenia zewnętrznemu biuru rachunkowemu?

Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej firmy. W przypadku dużych przedsiębiorstw własny dział księgowości może być naturalnym rozwiązaniem. Dla wielu małych i średnich firm korzystniejsze okazuje się jednak powierzenie tych obowiązków wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu.

Przyjrzyjmy się najważniejszym różnicom.

W skrócie: własna księgowość daje przedsiębiorcy bezpośredni dostęp do pracownika i może być dobrym rozwiązaniem w dużej firmie. Biuro rachunkowe jest zazwyczaj tańsze dla małych i średnich przedsiębiorstw, zapewnia dostęp do wiedzy kilku specjalistów i zmniejsza ryzyko problemów związanych z urlopem, chorobą lub odejściem jednej księgowej.

Koszty prowadzenia księgowości

Koszt obsługi biura rachunkowego jest stosunkowo łatwy do oszacowania. Najczęściej jest to miesięczna opłata uzależniona m.in. od formy prowadzonej księgowości, liczby dokumentów, liczby pracowników oraz zakresu świadczonych usług.

W przypadku własnego działu księgowości rachunek jest bardziej złożony.

Poza wynagrodzeniem pracownika należy uwzględnić m.in. koszty pracodawcy związane z zatrudnieniem, stanowisko pracy i sprzęt komputerowy, oprogramowanie księgowe i jego aktualizacje, dostęp do specjalistycznych publikacji i szkoleń oraz koszty zastępstwa podczas urlopu lub choroby.

Trzeba również pamiętać, że księgowość oraz kadry i płace to dwie rozległe dziedziny. Znalezienie jednej osoby będącej wysokiej klasy specjalistą w obu obszarach może być trudne. W większej firmie może więc pojawić się potrzeba zatrudnienia więcej niż jednego pracownika.

Współpraca z biurem rachunkowym pozwala w praktyce korzystać z wiedzy kilku specjalistów bez konieczności utrzymywania całego zespołu księgowego we własnym przedsiębiorstwie.

Dostępność i ciągłość obsługi

Jedną z niewątpliwych zalet zatrudnienia własnej księgowej jest jej obecność w firmie. Dokumenty i informacje mogą być przekazywane bezpośrednio, a osoba prowadząca księgowość zna przedsiębiorstwo „od środka”.

Takie rozwiązanie ma jednak również słaby punkt: uzależnienie firmy od konkretnego pracownika.

Co dzieje się podczas jego urlopu? A w przypadku kilkutygodniowej choroby? Co w sytuacji, gdy pracownik nagle wypowie umowę?

W jednoosobowym dziale księgowym może to stanowić poważny problem organizacyjny.

W dobrze zorganizowanym biurze rachunkowym obowiązuje natomiast system zastępstw. Nieobecność jednej osoby nie powinna powodować zatrzymania obsługi klienta. Wiedza i odpowiedzialność za realizację obowiązków nie są skupione wyłącznie w rękach jednej osoby.

Wiedza i doświadczenie

To jedna z największych różnic pomiędzy samodzielnym stanowiskiem księgowym a zespołem pracującym w biurze rachunkowym.

Księgowa zatrudniona w jednym przedsiębiorstwie siłą rzeczy specjalizuje się przede wszystkim w zagadnieniach występujących właśnie w tej firmie i jej branży.

Biuro rachunkowe obsługuje natomiast przedsiębiorstwa prowadzące różnego rodzaju działalność. W codziennej pracy jego pracownicy spotykają się z wieloma formami opodatkowania, nietypowymi transakcjami oraz problemami podatkowymi, księgowymi i kadrowymi.

Daje to możliwość zdobycia doświadczenia, którego trudno oczekiwać od osoby zajmującej się przez wiele lat księgowością tylko jednego przedsiębiorstwa.

Istotną zaletą pracy zespołowej jest również możliwość konsultowania nietypowych przypadków. Jeżeli pojawia się problem, nad jego rozwiązaniem może pracować kilka osób mających różne doświadczenia zawodowe.

W księgowości, w której przepisy oraz obowiązki przedsiębiorców zmieniają się bardzo często, możliwość wymiany wiedzy jest szczególnie cenna.

Warto zwrócić uwagę: wybierając biuro rachunkowe, warto zapytać nie tylko o doświadczenie samego biura, ale również o to, kto faktycznie będzie zajmował się księgowością naszej firmy i czy w przypadku trudniejszego zagadnienia może skorzystać z wiedzy pozostałych członków zespołu.

Odpowiedzialność za błędy

To jeden z najważniejszych aspektów, o którym przedsiębiorcy czasem zapominają.

Zatrudniając księgową lub księgowego, przedsiębiorca sam musi ocenić kwalifikacje kandydata. Nie zawsze jest to łatwe – szczególnie jeżeli osoba prowadząca firmę sama nie posiada specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości i podatków.

W przypadku szkody wyrządzonej pracodawcy nieumyślnie odpowiedzialność materialna pracownika podlega ograniczeniom wynikającym z Kodeksu pracy. Co do zasady odszkodowanie nie może przekroczyć kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika.

W przypadku współpracy z biurem rachunkowym sytuacja wygląda inaczej. Podmioty świadczące usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych są objęte obowiązkiem posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie określonym przepisami.

Dlatego przed wyborem biura warto zapytać nie tylko o cenę usługi, lecz również o posiadane ubezpieczenie OC i jego zakres.

Trzeba jednocześnie pamiętać o bardzo ważnej zasadzie: powierzenie prowadzenia księgowości zewnętrznemu podmiotowi nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za jego rozliczenia podatkowe. W razie błędu możliwość dochodzenia odszkodowania od biura jest czymś innym niż odpowiedzialność przedsiębiorcy wobec urzędu.

W praktyce: polisa OC nie zastępuje wiedzy i doświadczenia księgowego. Powinna być dodatkowym zabezpieczeniem na wypadek błędu, a nie głównym argumentem przemawiającym za wyborem danego biura.

Kwalifikacje – czy każde biuro rachunkowe jest takie samo?

Nie. I właśnie dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, komu faktycznie powierzamy księgowość swojej firmy.

Do 2014 roku funkcjonował system certyfikatów księgowych wydawanych przez Ministra Finansów. Uzyskanie uprawnień wymagało spełnienia określonych warunków dotyczących m.in. wykształcenia, praktyki zawodowej lub zdania egzaminu.

Po deregulacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych posiadanie certyfikatu Ministerstwa Finansów nie jest już wymagane. Osoby, które uzyskały go wcześniej, nadal mogą jednak posługiwać się nim jako potwierdzeniem swoich kwalifikacji i doświadczenia.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca wybierający biuro rachunkowe powinien zwracać uwagę nie tylko na cenę czy atrakcyjną stronę internetową. Znaczenie mają przede wszystkim wykształcenie, doświadczenie zawodowe i rzeczywiste kwalifikacje osób, którym powierzamy rozliczenia firmy.

Warto również sprawdzić, jak długo biuro działa na rynku, jakie rodzaje działalności obsługuje oraz czy osoby prowadzące księgowość systematycznie aktualizują swoją wiedzę.

Warto zapytać: kto konkretnie będzie prowadził księgowość mojej firmy, jakie ma doświadczenie i kto przejmie jego obowiązki podczas nieobecności?

Oprogramowanie, szkolenia i zmiany przepisów

Nowoczesna księgowość w coraz mniejszym stopniu przypomina segregatory pełne papierowych dokumentów. Dziś to również systemy księgowe, elektroniczne deklaracje, pliki JPK, integracje z systemami administracji publicznej, podpisy elektroniczne oraz stale zmieniające się wymagania techniczne.

Prowadząc księgowość we własnym zakresie, przedsiębiorca musi zapewnić odpowiednie oprogramowanie, jego aktualizacje, bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz dostęp do wiedzy niezbędnej do prawidłowej obsługi zmieniających się obowiązków.

Do tego dochodzą koszty szkoleń, publikacji specjalistycznych czy dostępu do serwisów zawierających aktualne informacje podatkowe i prawne.

W przypadku biura rachunkowego koszty te rozkładają się na wielu obsługiwanych klientów. Oprogramowanie, aktualizacje oraz systematyczne podnoszenie kwalifikacji pracowników są elementem codziennej działalności biura.

Ma to szczególne znaczenie w okresach dużych zmian przepisów. Przedsiębiorca korzystający z usług biura nie musi samodzielnie śledzić każdej zmiany technicznej czy podatkowej – powinien otrzymać informację przede wszystkim o tych zmianach, które mają wpływ na jego działalność.

Warto pamiętać: koszt własnej księgowości to nie tylko wynagrodzenie księgowej. To również narzędzia, aktualizacje, szkolenia i czas potrzebny na śledzenie zmian w przepisach.

Kontakt z urzędami i dodatkowe obowiązki

Prowadzenie księgowości nie ogranicza się do zaksięgowania faktur i obliczenia podatku. W codziennej działalności przedsiębiorcy pojawiają się również kontakty z urzędem skarbowym, ZUS, GUS oraz innymi instytucjami, a także korekty dokumentów, wyjaśnienia, wnioski czy odpowiedzi na otrzymane pisma.

Zakres pomocy zależy oczywiście od umowy zawartej z konkretnym biurem rachunkowym. W wielu przypadkach część kontaktów z instytucjami może jednak zostać przejęta przez biuro, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi samodzielnie zajmować się każdą sprawą administracyjną.

Dobre biuro rachunkowe nie powinno również ograniczać swojej roli wyłącznie do ewidencjonowania dokumentów. Istotnym elementem współpracy jest bieżące informowanie klienta o obowiązkach, terminach oraz zmianach, które mogą mieć wpływ na prowadzoną przez niego działalność.

I właśnie czas przedsiębiorcy jest kosztem, o którym bardzo łatwo zapomnieć przy porównywaniu własnej księgowości z usługami biura rachunkowego. Każda godzina poświęcona na analizowanie przepisów, obsługę programu księgowego czy wyjaśnianie spraw urzędowych jest godziną, której przedsiębiorca nie przeznacza na prowadzenie i rozwijanie własnego biznesu.

Biuro rachunkowe czy własna księgowa – co wybrać?

Własny dział księgowości może być dobrym rozwiązaniem dla większego przedsiębiorstwa, które potrzebuje stałej obecności zespołu finansowo-księgowego i jest w stanie ponieść koszty jego utrzymania.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw biuro rachunkowe często pozwala natomiast uzyskać dostęp do wiedzy całego zespołu przy kosztach znacznie niższych niż stworzenie podobnego zespołu we własnej firmie.

Nie oznacza to jednak, że każde biuro rachunkowe będzie dobrym wyborem.

Przed wyborem biura rachunkowego warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• doświadczenie i kwalifikacje osób prowadzących księgowość,
• posiadane ubezpieczenie OC,
• sposób organizacji zastępstw,
• zakres usług objętych ceną,
• sposób kontaktu i przekazywania dokumentów,
• doświadczenie w obsłudze naszej branży.

Cena powinna być jednym z kryteriów wyboru, ale niekoniecznie najważniejszym.

W końcu biuru rachunkowemu powierzamy nie tylko faktury i deklaracje. Powierzamy mu część informacji o finansach przedsiębiorstwa oraz obowiązki, których prawidłowa realizacja może mieć bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo prowadzonej działalności.

Szukasz biura rachunkowego w Krakowie lub okolicach?

Jeżeli zastanawiasz się, czy zewnętrzna księgowość będzie odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy, zapraszamy do rozmowy.

Porozmawiamy o Twojej działalności, zakresie potrzebnej obsługi oraz sposobie współpracy. Na tej podstawie będziemy mogli zaproponować rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.